Сегодня многие компании сталкиваются с целым спектром проблем, вызванных хранением бумажной документации. Современное решение проблемы – электронный архив, создать который сегодня может практически каждая компания.

Отказ от бумажных носителей и переход на электронные – именно к этому стремятся участники бизнес-поля. Во многих успешных компаниях перевод на электронный документооборот уже завершился.

Законодательство РФ в полной мере отвечает современных требованиям подобной организации обмена документами. Однако многие компании с опаской относятся к отказу от бумажных носителей, привыкнув к осязаемым источникам информации. Ещё одна проблема – недостаточное программное и техническое обеспечение. Но при этом уже ни в кого не оставляет сомнения тот факт, что будущее именно за электронными архивами.

Главное преимущество электронного архива – возможность в одном месте сконцентрировать важную для компании информацию.  Все документы, независимо от их количества, находятся в одном каталоге, а доступ к нему имеют все пользователи. По сути, электронный архив документов – это хранилище любого количества документов в электронном, в том числе и в отсканированном виде, с функцией удобного поиска. Как правило, архив предполагает наличие специализированного программного обеспечения. Позволить себе собственную разработку такого ПО может только крупная компания, средний и малый бизнес прибегает, как правило, к помощи организаций, которые оказывают услуги по внедрению и адаптации электронных архивов.

Электронный архив имеет целый ряд преимуществ,  одно из них – сокращение занимаемых компанией площадей при аренде помещений. Если классический архив средней компании – это достаточно просторная комната со стеллажами до потолка, на которых хранятся документы, но в случае с организацией электронного архива потребуется только место, чтобы установить системный блок. Таким образом велика вероятность того, что траты на организацию цифрового хранилища компенсируются достаточно быстро.

К тому же электронный документ легко найти, он удобен при пересылке, а подписать его можно в случае необходимости электронной цифровой подписью.