5
+5
0
Правильное проведение совещания
И вот время совещания настало. Начинают постепенно собираться его участники. Ваша задача – грамотно рассадить людей. Постарайтесь сделать так, чтобы соперники по бизнесу или люди, находящиеся по каким-либо другим причинам в напряжённых отношениях не оказались друг напротив друга.
Размещение людей
Людей, принимающих ключевые решения, не рекомендуется размещать спиной к входной двери. Неожиданно вошедший человек может сбить партнёра с мысли и даже «осадить» его желание подписать необходимый документ. Руководителю совещания необходимо занять центральное место среди участников – так, чтобы обеспечить зрительный контакт с наибольшим числом людей. После рассадки участников, раздайте им краткий план предстоящего мероприятия. Поручите отдельному человеку занесение в протокол хода совещания.Ход совещания
Начинать мероприятие рекомендуется вовремя, не ожидая опаздывающих. Переговоры должны длиться не более 60 минут, иначе необходимо предусмотреть в конце часа небольшой перерыв. Если в зале установлена звукозаписывающая аппаратура, тактично предупредите об этом присутствующих. С самого начала попытайтесь поднять всем настроение, задать позитивный ход мыслей. Сообщите участникам приятные новости, уверьте, что большинство поставленных на повестку вопросов можно будет решить в ходе предстоящего совещания.В течение переговоров мягко корректируйте их ход, не позволяйте обсуждению уйти далеко от обозначенных в плане вопросов. Дайте каждому участнику возможность высказать своё мнения. При этом настаивайте на выражении именно личного мнения и внесении конструктивных предложений. Пресекайте резкую критику, яростные споры. Время от времени подводите промежуточные итоги – это поможет участникам не потерять суть и систематизировать свои мысли. Хорошая, но нейтральная шутка, сказанная вовремя, поможет разрядить обстановку и «встряхнуть» совещающихся. Постарайтесь до последнего момента воздержаться от высказывания собственного мнения. В конце мероприятия раздайте участникам копии протокола совещания (сокращённого протокола совещания).
Как видите, соблюдение ряда несложных правил поможет задать совещанию нужный тони настроить всех его участников на конструктивный лад. Попробуйте следовать этим правилам, и результаты каждого совещания будут намного более плодотворными. Желаем всем успешных переговоров!
